Lieferkettensorgfaltspflicht

Grundsatzerklärung der
Nord-Ostsee Automobile SE & Co. KG

zur Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten nach § 6 Abs. 2 des Gesetzes über die unternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Lieferketten (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – LkSG)

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1. Einrichtung eines Risikomanagements, § 4 LkSG    
2. Verfahren der Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern,   § 5 LkSG
3. Verfahren zur Ergreifung von Präventionsmaßnahmen, § 6 LkSG
4. Verfahren zur Ergreifung von Abhilfemaßnahmen, § 7 LkSG
5. Beschwerdeverfahren, § 8 LkSG
6. Verfahren zur Dokumentation und zur Erfüllung von Berichtsplichten, § 10 LkSG

Vorwort

Die Nord-Ostsee Automobile SE & Co. KG (im Folgenden Nord-Ostsee Automobile) ist ein autorisierter AMG, Mercedes-Benz, Aston Martin, Hymer, smart, Hyundai und IVECO Vertragspartner für den Verkauf und Service von Pkw, Transportern und Trucks. Das Unternehmen beschäftigt 1.900 Mitarbeiter mit insgesamt 34 Centern in Hamburg, Schleswig-Holstein, Brandenburg und der Region Hannover. Diese Grundsatzerklärung gilt für die Nord-Ostsee Automobile, ihre Tochtergesellschaften und alle bei diesen Gesellschaften beschäftigten Mitarbeiter.

Die Nord-Ostsee Automobile ist sich ihrer generellen gesellschaftlichen Verantwortung bewusst und setzt sich uneingeschränkt für die Einhaltung von Menschenrechten und die Achtung der Umwelt entlang der Wertschöpfungskette ein. Dem liegt die Überzeugung zugrunde, dass nachhaltiges Wirtschaften nur durch ethisches Handeln möglich ist. Nachhaltiges Wirtschaften basiert auf ethischem Handeln. Das Unternehmen beachtet dabei die Menschenrechtscharta, die UN-Leitprinzipien und die OECD-Leitsätze. Die Einhaltung dieser Werte erwartet die Nord-Ostsee Automobile nicht nur von ihren Mitarbeitern, sondern auch von ihren Geschäftspartnern.

Die Nord-Ostsee Automobile unterliegt zudem seit dem 01.01.2024 dem LkSG, welches unter anderem gem. § 6 Abs. 2 LkSG die Veröffentlichung einer Grundsatzerklärung fordert. Diese soll die Strategie des Unternehmens in Bezug auf den Menschenrechtsschutz wie auch hinsichtlich der Erfüllung umweltbezogener Pflichten darlegen.

Das Ziel der Nord-Ostsee Automobile für das erste Jahr, in welchem sie unter das LkSG fällt, ist die vollumfängliche Erfüllung der sich aus dem Gesetz ergebenen Pflichten. Für dieses Geschäftsjahr 2024 wird intendiert, die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht und umfassend umzusetzen. Die Ergebnisse der Risikoanalyse aus dem Geschäftsjahr 2024 werden zum Anfang des Folgejahres vorliegen.

Ab dem kommenden Geschäftsjahr 2025 erfolgen sodann die stetige Verbesserung und der Ausbau des Risikomanagements.

Heide, 30.08.2024, Nord-Ostsee Automobile SE & Co. KG
Dr. Christian Splett-Henning, Vorstandsvorsitzender/CEO

1.     Einrichtung eines Risikomanagements, § 4 LkSG

Bei Nord-Ostsee Automobile sind klare Verantwortlichkeiten für das Risikomanagement zur Steuerung der LkSG-Risiken festgelegt. 

Die Fach- und Funktionalbereiche verantworten das operative Tagesgeschäft. Sie erkennen die unternehmensspezifischen Risiken frühzeitig, analysieren diese und steuern sie durch geeignete Präventionsmaßnahmen. In Bezug auf die Risiken, die es aufgrund der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten des LkSG einzudämmen gilt, sind im eigenen Geschäftsbereich insbesondere die Bereiche Personalwesen, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie die Beschaffung/der Einkauf betroffen.

Zudem gibt es beratende Fachbereiche. Bei Nord-Ostsee Automobile ist insbesondere der Bereich Qualitätsmanagement betroffen. Dieser Bereich unterstützt die operativen Bereiche bei deren Risikomanagement und stellt die regelgerechte Prozesseinhaltung sicher.

Nord-Ostsee Automobile hat außerdem am 01.09.2024 die Funktion des Menschenrechtsbeauftragten geschaffen, bei welchem es sich um eine Kontroll-, Überwachungs- und Beratungsperson handelt. Der Vorstand hat dem Menschenrechtsbeauftragten die Aufgaben der internen und externen Kommunikation sowie die unternehmensübergreifende Koordinierung der Pflichterfüllung zur Berichterstattung und Erstellung der Grundsatzerklärung nach §§ 6, 10 LkSG übertragen. Der Menschenrechtsbeauftragte berichtet direkt an den COO und ist für den gesamten Geschäftsbereich der Nord-Ostsee Automobile inklusive aller konzernangehörigen Gesellschaften i.S.d. § 2 Abs. 6 LkSG zuständig.

2.     Verfahren der Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich und bei Zulieferern, § 5 LkSG

Im Jahr 2024 hat Nord-Ostsee Automobile damit begonnen, die eigenen Geschäftsbereiche im Rahmen der Risikoanalyse (§ 2 Abs. 6 LkSG) zu analysieren. Im Anschluss an diese wird eine Gewichtung und Priorisierung der ermittelten Risiken, insbesondere anhand der in § 3 Abs. 3 LkSG genannten Kriterien, wie auch die Festlegung von Präventionsmaßnahmen erfolgen. Verbesserungspotentiale werden identifiziert und daraus resultierend Empfehlungen zur Umsetzung gegeben werden. Die endgültigen Ergebnisse dieser Risikoanalysen der Geschäftsbereiche wird bis Ende des Jahres 2024 erwartet.

Es werden im eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette jährliche und anlassbezogene Risikoanalysen, die nachfolgend beschrieben werden, im Einklang mit den Anweisungen des Gesetzes durchgeführt und deren Ergebnisse angemessen gewichtet und priorisiert. Außerdem werden die Ergebnisse unserer Risikoanalyse von uns an die maßgeblichen Entscheidungsträger kommuniziert und angemessen berücksichtigt.

Für den eigenen Geschäftsbereich:

Die Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich wird kontinuierlich mithilfe der Supply Chain Plattform der VERSO GmbH – ehemals sustainabill Cloud Plattform – (https://verso.de/resilienz-in-der-lieferkette/) durchgeführt.

Ausgangspunkt für die Risikoanalyse im eigenen Geschäftsbereich ist die Erfassung aller Tochtergesellschaften unserer Unternehmensgruppe sowie aller Standorte der Muttergesellschaft und deren Tochtergesellschaften in der Supply Chain Plattform.

Dabei wird analog zur Risikoanalyse bei mittelbaren Lieferanten – siehe nachstehend – vorgegangen.

Um eine angemessene Risikoanalyse durchzuführen, wird dies ergänzt durch eine tiefergehende Betrachtung bereichsrelevanter Daten und Prozesse.

Für unmittelbare und mittelbare Lieferanten:

Die Risikoanalyse bei unmittelbaren Lieferanten wird ebenfalls kontinuierlich mithilfe der Supply Chain Plattform der VERSO GmbH – ehemals sustainabill Cloud Plattform – (https://verso.de/resilienz-in-der-lieferkette/) durchgeführt.

Der Ausgangspunkt der Risikoanalyse bei unmittelbaren Lieferanten ist die vollständige Erfassung aller Lieferanten im Berichtszeitraum, die in der Supply-Chain-Plattform dokumentiert sind und ein Bestell- oder Rechnungsvolumen von mindestens 10.000 € aufweisen.

Die Festlegung dieser Schwelle dient der Fokussierung der Analyse auf wirtschaftlich und operativ relevante Lieferanten, die maßgeblichen Einfluss auf die Lieferkette haben. Lieferanten mit einem Volumen unterhalb dieser Grenze stellen in der Regel ein geringeres Risiko im Hinblick auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Pflichten dar, da sie nur in geringem Umfang zur Gesamtlieferkette beitragen. Diese Differenzierung ermöglicht es, die Ressourcen für die Risikoanalyse gezielt auf die relevanten Akteure zu konzentrieren, ohne die Einhaltung der Sorgfaltspflichten gemäß LkSG zu gefährden.

Diese Vorgehensweise steht im Einklang mit dem risikobasierten Ansatz des Gesetzes, der es Unternehmen erlaubt, den Aufwand der Analyse in angemessener Weise zu skalieren.

Die erfassten Lieferanten werden für jede einzelne der 13 Risikokategorien des LkSG – entsprechend der im Gesetz geschützten Rechtspositionen – in die Risikolevels „niedrig“, „mittel“ oder „hoch“ eingestuft.

Dabei wird nach einem zweistufigen Verfahren vorgegangen: (i) Zunächst werden abstrakte Risiken für jeden Lieferanten anhand der während Ihrer Registrierung angegebenen Stammdaten (Sitzland und der Branchenzugehörigkeit) für die 13 LkSG-Risikokategorien ermittelt. Die Risikoberechnung erfolgt mittels automatisierten Abgleichs mit der Risikodatenbank für Länder- und Branchenrisiken der VERSO GmbH.

Basierend auf dieser abstrakten Risikobewertung erfolgt in der zweiten Stufe (ii) die Ermittlung der konkreten Risiken. Dabei können risikobehaftete Lieferanten durch das Maturity Assessment aufgefordert werden, Selbstauskünfte zu den Themen Unternehmensführung, Menschenrechte und Arbeitsbedingungen, verantwortungsbewusste Beschaffung, Umweltschutz, Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie Korruptionsprävention bereitzustellen. Für jedes Thema gibt es die Möglichkeit, Informationen gemäß den Inhalten der Selbstauskünfte zu erhalten, wobei für das Ausfüllen der Selbstauskünfte teilweise Dokumente wie Zertifikate und Richtlinien hochgeladen werden müssen. Basierend auf den Auskünften der Lieferanten wird die Risikobewertung in der Plattform automatisiert angepasst.

Lieferanten, die sich nicht auf der Plattform registriert haben, werden ebenfalls erfasst, indem sie einem separaten Risk-Check unterzogen werden, der die abstrakten Risiken dieser Lieferanten basierend auf denselben Länder- und Branchenrisiken bewertet.

Dabei werden die ermittelten Risiken auf Grundlage der Angemessenheitskriterien gewichtet und priorisiert.

Die diesem Bericht zugrundeliegenden Daten aus der Supply Chain Plattform zu den innerhalb des Berichtszeitraums im eigenen Geschäftsbereich und bei den Lieferanten ermittelten Risiken sowie den umgesetzten Präventions- und Abhilfemaßnahmen werden zu Dokumentationszwecken intern abgelegt.

Dieser Prozess zur Risikoanalyse wird von nun an regelmäßig, mindestens einmal jährlich, wie auch anlassbezogen durchgeführt, d.h. insbesondere dann, wenn die substantiierte Kenntnis von tatsächlichen Anhaltspunkten vorliegt, welche die Möglichkeit einer menschenrechtlichen oder umweltbezogenen Pflichtverletzung durch einen mittelbaren Zulieferer begründet. Der Menschenrechtsbeauftragte hat die Ergebnisse dieser Risikoanalysen an den Vorstand der Nord-Ostsee Automobile zu kommunizieren.

3.     Verfahren zur Ergreifung von Präventionsmaßnahmen, § 6 LkSG

Das zentrale Qualitätsmanagement der Nord-Ostsee Automobile ist verpflichtet, bei einem detektierten Risiko unverzüglich angemessene Präventionsmaßnahmen zu implementieren und diese sodann risikobasiert zu kontrollieren. Diese Maßnahmen müssen geeignet sein, menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken vorzubeugen und diese zu minimieren.

Sollte es sich bei dem festgestellten Risiko um ein solches bei einem unmittelbaren Zulieferer handeln, werden unverzüglich angemessene Präventionsmaßnahmen gegenüber dem unmittelbaren Zulieferer implementiert und die Umsetzung risikobasiert kontrolliert.

Im Falle der Kenntniserlangung von tatsächlichen Anhaltspunkten, die eine Pflichtverletzung seitens eines mittelbaren Zulieferers möglich erscheinen lassen, werden ebenfalls angemessene Präventionsmaßnahmen ergriffen.

4.     Verfahren zur Ergreifung von Abhilfemaßnahmen, § 7 LkSG

Sollte die Nord-Ostsee Automobile Kenntnis von potentiell unmittelbar bevorstehenden oder bereits eingetretenen Verstößen gegen die Verbotstatbestände des LkSG erlangen, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen veranlasst, um derartige Verstöße zu verhindern, zu beenden oder zu minimieren. Hierfür werden die Hinweise auf Verstöße unverzüglich an die verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und von diesen bearbeitet. Zudem wird unter Einbeziehung der jeweiligen Zulieferer ein Maßnahmenplan erstellt, welcher einen konkreten Zeitplan für die Umsetzung der Maßnahmen beinhalten sollte, der auf seine Einhaltung hin überwacht werden muss.

Die Nord-Ostsee Automobile behält sich jedoch in Ausnahmefällen auch den Abbruch von Geschäftsbeziehungen vor. Bei derartigen Ausnahmefällen kann es sich beispielsweise um schwerwiegende Rechtsverletzungen oder unterbliebene Abhilfemaßnahmen seitens der Geschäftspartner handeln.

5.     Beschwerdeverfahren, § 8 LkSG

Die Nord-Ostsee Automobile hat ein vertrauliches, themenübergreifendes Meldesystem für interne wie auch externe Beschwerden implementiert. Dem Meldenden ist es möglich, auf diesem Wege anonym Hinweise oder Verstöße, unter anderem in Bezug auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder Verletzungen, die bei unmittelbaren und mittelbaren Zulieferern entstanden sind, abzugeben. Die eingehenden Meldungen werden vertraulich behandelt. Der mit den eingehenden Meldungen betraute externe Dienstleister ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und nimmt die Aufgaben unabhängig und weisungsungebunden wahr. Es wird sichergestellt, dass die Abgabe einer Meldung keinerlei Benachteiligungen für den gutgläubigen Beschwerdeführer zur Folge hat.

Die eingegangenen Hinweise über potentielle menschenrechts- und umweltbezogene Verletzungen werden umgehend und nachvollziehbar bearbeitet. Dieser Bearbeitung liegt zunächst immer die Unschuldsvermutung zugunsten der Beschuldigten zugrunde.

6.     Verfahren zur Dokumentation und zur Erfüllung von Berichtsplichten, § 10 LkSG

Den gesetzlichen Dokumentationspflichten kommen die jeweiligen Konzernbereiche eigenständig nach. Sie dokumentieren jegliche in ihrem Bereich in Bezug auf das LkSG ausgeübten Tätigkeiten.

Die Koordination der nach § 10 Abs. 2 LkSG jährlich durchzuführenden Berichterstattung an das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erfolgt durch den Menschenrechtsbeauftragten. Diese Berichte werden auf der Webseite der Nord-Ostsee Automobile veröffentlicht.

Der COO und der Menschenrechtsbeauftragte berichten regelmäßig, mindestens einmal jährlich, und anlassbezogen an den Vorstand zur Einhaltung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen sowie weiteren Pflichten nach dem LkSG.